Privacybeleid

In het kort

INCIMondo heeft geen gebruikersaccounts en geen reacties; de nieuwsbrief is optioneel. Je kunt de site gebruiken zonder ons persoonsgegevens te geven. Dit beleid legt uit wat er in een paar situaties met gegevens gebeurt: bij elk bezoek (serverlogs, Cloudflare), als je de ingrediëntenchecker gebruikt, als je een product instuurt via het formulier “Product toevoegen”, als je ons e-mailt en als je op een link naar een webwinkel klikt.

We verkopen geen gegevens, gebruiken geen analysetools of advertentiecookies en maken geen profielen van bezoekers.

Wie de verwerkingsverantwoordelijke is

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die op incimondo.com worden verwerkt, is WXQ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (een Poolse besloten vennootschap), ul. Stanisława Bełżeckiego 4, 26-613 Radom, Polen, btw-nummer (NIP) 5252844355, nummer in het nationaal rechtbankregister (KRS) 0000871653.

Voor alles wat met persoonsgegevens te maken heeft, kun je schrijven naar [email protected]. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat we daartoe niet verplicht zijn.

Serverlogs en Cloudflare

Elk paginaverzoek wordt in de serverlogs vastgelegd met het IP-adres, de datum en tijd, de opgevraagde URL, informatie over de browser en het besturingssysteem (user agent) en het adres van de pagina waar je vandaan kwam (referrer). Dit gebeurt automatisch en is nodig om de site te laten werken, fouten op te sporen en misbruik te herkennen, zoals bots die honderden keren per minuut inhoud downloaden.

Het verkeer naar de site loopt via het netwerk van Cloudflare, Inc., dat inhoud levert en de site tegen aanvallen beschermt. Daarvoor kan Cloudflare een technische cookie plaatsen die helpt mensen van bots te onderscheiden; die wordt niet gebruikt voor tracking of advertenties.

De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende site (art. 6, lid 1, onder f, AVG). We bewaren logs niet langer dan 12 maanden.

Meldingen over terugroepacties (“Mijn lijst”)

“Mijn lijst” wordt alleen in je browser opgeslagen. Als je meldingen over terugroepacties inschakelt, verwerken we je e-mailadres en de identificatiecodes van de producten op je lijst om ze wekelijks te vergelijken met nieuwe meldingen in het Europese Safety Gate-systeem en je bij een mogelijke overeenkomst te e-mailen.

De rechtsgrond is je toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), die je bevestigt door op de link in de eerste e-mail te klikken. We bewaren de gegevens tot je je afmeldt – elk bericht bevat een afmeldlink, en bij afmelding worden je adres en je lijst verwijderd. Niet-bevestigde aanmeldingen worden verwijderd. E-mails worden vanaf onze eigen server verstuurd, zonder externe mailingdiensten en zonder het bijhouden of berichten worden geopend.

Nieuwsbrief (wijzigingen in EU-regelgeving en nieuwe producten)

Als je je abonneert op de nieuwsbrief, verwerken we je e-mailadres, de door jou gekozen taal en de onderwerpen die je hebt geselecteerd (wijzigingen in de EU-regels voor cosmetische ingrediënten, nieuwe productlijsten) om je maximaal 2 e-mails per maand te sturen.

De rechtsgrond is je toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), die je bevestigt door op de link in de eerste e-mail te klikken (double opt-in). Je kunt je toestemming op elk moment intrekken – elk bericht bevat een afmeldlink, en bij afmelding wordt je adres uit onze database verwijderd. We bewaren de gegevens tot je je afmeldt; niet-bevestigde aanmeldingen worden na 7 dagen verwijderd. Je adres wordt uitsluitend op onze eigen server opgeslagen en de e-mails worden alleen vanaf die server verstuurd – we gebruiken geen externe mailingdiensten, houden niet bij of e-mails worden geopend of links worden aangeklikt en delen adressen met niemand.

INCI-checker

Tekst die je in de checker plakt, wordt naar onze server gestuurd en alleen verwerkt om het rapport te maken: om namen van ingrediënten te herkennen en te koppelen aan pagina’s in de encyclopedie. Het rapport gaat terug naar je browser; we slaan de volledige geplakte tekst niet op.

We bewaren alleen afzonderlijke namen die het woordenboek niet herkende (maximaal 20 per analyse), samen met een teller en de datum waarop ze voor het laatst voorkwamen. Deze gegevens zijn niet gekoppeld aan je IP-adres of aan iets anders over jou – de redactie gebruikt ze om het woordenboek uit te breiden.

Om het aantal verzoeken vanaf één plek te beperken, houdt de server kort een aan het IP-adres gekoppelde teller bij in het werkgeheugen; die wordt niet in de database opgeslagen.

De checker is bedoeld voor ingrediëntenlijsten. Plak er geen persoonsgegevens of tekst in die niets met cosmetica te maken heeft.

Het formulier “Product toevoegen”

Met het formulier kun je een product insturen dat in onze database ontbreekt – als gebruiker of namens een merk. We bewaren wat je invult: merk, productnaam, EAN-streepjescode, ingrediëntenlijst (INCI), een foto (bij inzendingen van gebruikers is een foto van het etiket verplicht; bij inzendingen van merken is een productfoto optioneel), de URL van de productpagina (alleen merken) en, als je die opgeeft, je e-mailadres en een naam of bijnaam voor de fotovermelding. Daarnaast bewaren we de datum van de inzending, je bevestiging van de verklaring over de fotorechten en het resultaat van een automatische analyse van de ingrediëntenlijst. We slaan je IP-adres niet op bij de inzending.

Inzendingen komen in een moderatiewachtrij en zijn niet openbaar. Zolang een inzending niet is geaccepteerd, wordt de foto buiten het openbare deel van de server bewaard. Na acceptatie kan een inzending een productpagina worden: we publiceren dan het merk, de naam, de EAN, de ingrediëntenlijst en de foto met vermelding (de naam of bijnaam die je hebt opgegeven, of “INCIMondo-gebruiker” als je het veld leeg hebt gelaten; bij inzendingen van merken de naam van het merk). Je e-mailadres publiceren we nooit.

Rechtsgronden: de behandeling van een inzending die je zelf naar ons stuurt, en het e-mailen met jou daarover, is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) – zonder die verwerking zouden we de gegevens niet kunnen controleren en publiceren. Het publiceren van je naam of bijnaam bij de foto is gebaseerd op je toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), die je geeft door het veld voor de vermelding in te vullen. Je kunt die toestemming op elk moment per e-mail intrekken; we vervangen de vermelding dan door “INCIMondo-gebruiker”. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de publicatie daarvoor.

We gebruiken je e-mailadres alleen om vragen te stellen over je inzending (bijvoorbeeld als de foto niet leesbaar is). We sturen er geen reclame of nieuwsbrieven naartoe en geven het aan niemand door.

Bewaartermijnen: afgewezen inzendingen (inclusief foto en e-mailadres) worden 12 maanden na het besluit verwijderd. E-mailadressen worden 12 maanden na de afhandeling van de inzending verwijderd, ook als die is geaccepteerd. Geaccepteerde inzendingen, foto’s en vermeldingen worden bewaard zolang de productpagina bestaat.

Foto’s mogen geen personen of persoonsgegevens tonen (zoals een kassabon of een verzendlabel). Foto’s van een telefoon kunnen in hun metadata locatiegegevens bevatten – zet dit het liefst uit of verwijder die gegevens vóór het uploaden. Zie je iets over jezelf op een gepubliceerde foto, schrijf ons dan en we verwijderen het of maken het onherkenbaar.

Correspondentie per e-mail

Als je schrijft naar [email protected], verwerken we je e-mailadres, de inhoud van je bericht en eventuele gegevens die je daarin opneemt, om je te antwoorden en het gesprek voort te zetten, waaronder het controleren van een fout die je hebt gemeld. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om je te antwoorden (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

We bewaren correspondentie niet langer dan 12 maanden nadat die is afgerond, tenzij de wet ons verplicht haar langer te bewaren of we haar nodig hebben om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Opslag in de browser

De site slaat één waarde op in de lokale opslag van je browser (localStorage): je keuze voor het thema, licht of donker (sleutel “im-theme”). Die verlaat je apparaat nooit, wordt niet naar onze server gestuurd en kan niet worden gebruikt om je te identificeren. Je kunt hem verwijderen door de sitegegevens te wissen in de instellingen van je browser.

We gebruiken geen analysetools of advertentiecookies. Als dat verandert, passen we dit beleid aan en vragen we, als de wet dat vereist, eerst om je toestemming.

Afbeeldingen van andere servers

Sommige afbeeldingen worden rechtstreeks vanaf servers van derden getoond: productfoto’s van Open Beauty Facts, foto’s van fabrikanten die in reviews worden geciteerd (van hun websites) en logo’s van Wikimedia Commons. Als je browser zo’n afbeelding laadt, ontvangt die server je IP-adres, browserinformatie en meestal het adres van de INCIMondo-pagina waarop de afbeelding staat.

Deze partijen verwerken de gegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken volgens hun eigen privacybeleid. We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) om illustraties met hun bron te tonen, zonder ze naar onze server te kopiëren.

Links naar webwinkels

De knoppen “Kopen bij …” op productpagina’s zijn affiliatelinks. Als je erop klikt, verlaat je incimondo.com en ga je via een affiliatenetwerk (zoals Convertiser, Adtraction, webePartners en andere) naar de webwinkel. Het affiliatenetwerk en de winkel plaatsen dan hun eigen cookies om een eventuele aankoop aan onze site toe te schrijven – zij, en niet wij, zijn verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.

We krijgen geen informatie over wie iets heeft gekocht of wat; we zien alleen geaggregeerde commissierapporten. Hoe affiliatenetwerken en winkels gegevens verwerken, staat in hun eigen privacybeleid.

Verwerkers en doorgifte buiten de EER

De volgende partijen verwerken gegevens in onze opdracht: de hostingprovider op wiens servers de site en de database draaien, onze e-mailprovider en Cloudflare, Inc. (levering van inhoud en bescherming tegen aanvallen). Zij verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is om hun diensten te leveren.

Cloudflare is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework) en, buiten de reikwijdte daarvan, op standaardcontractbepalingen.

Alleen leden van de redactie hebben een account in het beheerpaneel. Hun gegevens verwerken we uitsluitend in verband met hun werk aan de site.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die op elk moment intrekken.

Je kunt een klacht indienen bij de Poolse toezichthoudende autoriteit, de voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen), die bevoegd is voor ons als verwerkingsverantwoordelijke gevestigd in Polen, of bij de toezichthoudende autoriteit in de EU-lidstaat waar je woont of werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

In de praktijk kunnen gegevens over jou maar op een paar plekken staan: serverlogs gekoppeld aan een IP-adres, een productinzending (als je die hebt gestuurd) en onze mailbox (als je ons hebt geschreven). Schrijf naar [email protected] en we antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand. Het verstrekken van gegevens is altijd vrijwillig. We nemen geen geautomatiseerde besluiten over je en maken geen profiel van je.

Wijzigingen

Als de reikwijdte van de gegevens die we verwerken verandert – bijvoorbeeld als we een analysetool gaan gebruiken – passen we dit beleid en de datum hieronder aan.

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026.